Home office – czyli jak szybko zaaranżować kącik do pracy?

• Praca home office – co to?
• Jak urządzić biuro w domu?
• Praca zdalna, a dostęp do internetu 

Jeszcze w 2017 roku szacowano, że tylko 3% Polaków pracuje zdalnie. Jednak obecna sytuacja wymusiła na wielu firmach zmianę tego modelu. Home office dotyczy także Ciebie? Sprawdź, jak szybko zaaranżować przestrzeń do pracy nawet w niewielkim mieszkaniu, by móc efektywnie wykonywać swoje obowiązki.

Praca home office – co to?

Home office to możliwość wykonywania przez pracownika obowiązków zawodowych w miejscu zamieszkania. Ten system, nazywany też pracą zdalną lub telepracą, jest popularny wśród takich zawodów jak: programista, grafik, copywriter, tłumacz, bloger czy dziennikarz internetowy.

Obecnie, ze względów bezpieczeństwa związanych z pandemią, wiele firm zdecydowało się na zmianę trybu pracy na home office nawet całych działów. Jest to duże wyzwanie dla tych organizacji, które wcześniej nie korzystały z możliwości telepracy. Jednak dzięki szybkiemu wdrożeniu odpowiednich narzędzi związanych z obsługą klienta, wideokonferencjami czy raportowaniem, można ten proces skutecznie zaplanować.

Największym wyzwaniem home office w obecnej sytuacji nie jest jednak technologia, ale higiena pracy, czyli oddzielenie jej od życia rodzinnego. Jest to bardzo trudne, zwłaszcza w sytuacji, gdy obowiązki zawodowe musimy godzić z opieką nad małymi dziećmi.

Jak urządzić biuro w domu?

Kiedy myślisz wydajna praca home office, od razu pojawia się skojarzenie z gabinetem w domu, który pozwala na komfort podczas wykonywania służbowych obowiązków. Jednak eksperci podkreślają, że odpowiednio zaaranżowana przestrzeń do pracy jest ważna, ale liczy się przede wszystkim skuteczne zaplanowanie działań, tak by zachować balans między życiem prywatnym a zawodowym. Zanim więc przejdziemy do przedstawienia aranżacyjnych tipów na stworzenie Twojego idealnego biura w domu, przedstawiamy Ci kilka kwestii organizacyjnych, które ułatwią pracę home office.

Higiena i organizacja pracy

Już na samym początku ustal z przełożonym 3 podstawowe zasady pracy home office, czyli:

1. Zakres zadań, które musisz wykonać (np. w danym tygodniu).

2. Sposób ich rozliczania i raportowania.

3. Godziny pracy oraz czas na przerwy.

Szczególnie ważnym tematem jest czas pracy. Zaplanuj godzinę rozpoczęcia i zakończenia home office, tak by szef oraz współpracownicy wiedzieli, kiedy jesteś dostępny. Nie przeciągaj pracy w nieskończoność, zwłaszcza jeśli dotychczas pracowałeś w biurze w określonych godzinach. To bardzo istotne z punktu widzenia życia rodzinnego. Maksymalnie wykorzystaj wyznaczony czas pracy. Eksperci od zarządzania czasem sugerują, by przy każdym zadaniu ustalić zakres godzinowy pracy, np. 9:00-10:00 odpisywanie na e-maile. To pomoże Ci zdyscyplinować się i maksymalnie wykorzystać każdą minutę.

Praca home office jest o wiele bardziej skomplikowana, jeśli masz pod opieką dzieci. Eksperci, a jednocześnie rodzice, którzy sami znaleźli się w podobnej sytuacji, proponują następujące rozwiązania:

• Zawsze rano ustal i omów z dziećmi plan rzeczy do zrobienia (np. wykonanie pracy plastycznej, obejrzenie bajki, lepienie z plasteliny, rozmowa z dziadkami poprzez wideo chat itp.).

• Jeśli jest to możliwe, przygotuj posiłki i przekąski dzień wcześniej. Wiele pomysłów na dania dla najmłodszych znajdziesz na stronie Akademii Smaku w dziale przepisy dla dzieci, a także w artykule Dieta dla dzieci – jadłospis przedszkolaka.

• Rozmawiaj i wyjaśniaj zasady pracy zdalnej.

Gabinet w domu

Oddzielny pokój do pracy to najprostszy sposób na to, by skutecznie wyznaczyć granicę między życiem zawodowym a rodzinnym. Jeśli masz już gabinet w domu, zadbaj o to, by był on dobrze doświetlony, gdyż naturalne światło sprzyja koncentracji. W dzień nie zasłaniaj okna zbędnymi zasłonami lub firankami. Sprawdź też, czy Twoje biurko jest dobrze usytuowane. Jeśli jesteś praworęczny ustaw je lewym bokiem do okna, jeśli leworęczny – odwrotne. Dopuszczalne jest też ułożenie frontalne. Pracujesz koncepcyjnie głównie w nocy? Pamiętaj o dobrym oświetleniu biurka. Idealnym zestawem będzie lampa regulowana ze światłem o barwie najbardziej zbliżonej do naturalnej (LED lub halogeny).

Jeśli właśnie jesteś na etapie budowy domu, zaplanuj tzw. pokój komputerowy, czyli oddzielną przestrzeń, gdzie w przyszłości będziesz mógł wykonywać pracę zdalną, ważne telefony lub realizować projekty. Uwierz nam – takie miejsce zawsze się przyda. 

Miejsce do pracy w salonie

Praca home office w salonie jest możliwa pod warunkiem, że odpowiednio przygotujesz przestrzeń. Jeśli pomieszczenie to połączone jest z jadalnią, idealnym zamiennikiem dużego wygodnego biurka będzie stół. W przypadku mniejszych przestrzeni, rozważ możliwość kupienia lub pożyczenia biurka. Dobrym pomysłem jest krzesło i stolik na kółkach, które będziesz mógł dowolnie przesuwać. Osoby doświadczone w systemie home office przestrzegają przed pracą na kanapie przy stoliku kawowym. Po pierwsze jest to niewygodne, po drugie nie kojarzy się bezpośrednio z pracą, co może Cię nieco rozleniwiać, a po trzecie (najważniejsze) – jest to niezdrowe dla kręgosłupa. Pracując w salonie, wyłącz telewizor. Jeśli nie lubisz pracować w ciszy, wybierz radio lub specjalne szumy imitujące open space. Według najnowszych badań tego typu odgłosy sprzyjają efektywności pracy.

Właśnie projektujesz salon w nowym mieszkaniu? Pomyśl nad stałą przestrzenią do pracy, którą możesz wydzielić np. za pomocą kontrastowych kolorów ścian w stosunku do części wypoczynkowej.

Więcej pomysłów kolory do salonu znajdziesz w artykule Trendy aranżacji ścian w salonie w 2020 roku.

Miejsce do pracy w sypialni

Na pewno zgodzisz się z nami, że jeśli praca kojarzy Ci się pozytywnie, wówczas chętniej i efektywniej ją wykonujesz. Jeśli więc lubisz przestrzeń swojej sypialni, zaaranżuj ją na tymczasowy domowy gabinet, gdzie w roli biurka sprawdzi się np. toaletka.

To dobre rozwiązanie, jeśli również Twój partner pracuje w systemie home office i salon jest już zajęty. Pracując w sypialni, pamiętaj o dwóch zasadach: zamień piżamę na wygodny domowy dress code i zadbaj o porządek: zaściel łóżko, przewietrz pomieszczenie, poukładaj ubrania. Dzięki temu będziesz mógł skupić się przede wszystkim na pracy. I pamiętaj – pod żadnym pozorem nie pracuj z łóżka! Twój organizm powinien kojarzyć to miejsce oraz pozycję horyzontalną z relaksem i snem, a nie stresem, który przecież często towarzyszy nam podczas wykonywania zadań zawodowych.

[cytat autor="Dorota Szelągowska" text="W sytuacji, gdy pracujesz z domu, poddaj się rutynie. Codziennie rano wykonuj te same czynności, które wykonywałaś/wykonywałeś w „normalnej codzienności”, gdy praca nie odbywała się zdalnie – zaściel łóżko, poskładaj ubrania, weź prysznic lub kąpiel, przebierz się w coś innego niż piżama czy dres i dopiero wtedy zasiądź do pracy. Takie rutynowe czynności dobrze robią naszej psychice i właściwie rozdzielają czas."]

Miejsce do pracy w kuchni 

W Twoim salonie od rana do nocy toczy się życie rodzinne, a pracując w sypialni nie możesz powstrzymać się od spania? Zerknij do kuchni – może właśnie tam uda Ci się zaaranżować idealny domowy gabinet? Atutami tego pomieszczenia są stół, który możesz wykorzystać do pracy oraz drzwi, które możesz zamknąć w przypadku telekonferencji lub ważnych telefonów. Aby praca w tym pomieszczeniu była efektywna, zaplanuj stałe posiłki dla całej rodziny, w jakich i Ty będziesz brać udział, robiąc sobie przerwy w pracy. Dodatkowo po każdym gotowaniu posprzątaj oraz wywietrz pomieszczenie, tak żeby zapach jedzenia nie odciągał Cię od pracy.

Meble do gabinetu domowego 

Zarówno w małym gabinecie w domu, jak i w większym pokoju komputerowym niezbędne są trzy elementy wyposażenia: wygodne biurko z odpowiednio dobranym blatem oraz półkami lub szufladami, dopasowany fotel, pozwalający na prawidłową postawę ciała oraz lampka biurkowa. Dzięki nim praca home office będzie dobrze zorganizowana i zdrowa. Wielu rodziców poleca do pracy biurko stojące z możliwością obniżenia – takie rozwiązanie pozwala lepiej się skupić, gdy wokół biegają dzieci, a także jest zdrowsze dla naszego kręgosłupa i krążenia.

Jeśli Twój gabinet domowy jest nieco większy, możesz umieścić w nim również komodę na drukarkę oraz regały na dodatkową dokumentację czy literaturę branżową. Zadbaj też o rośliny doniczkowe, np. skrzydłokwiat, paprotkę – zieleń wpływa pozytywnie na kreatywność, a dodatkowo oczyszcza powietrze.

Zastanawiasz się, jak urządzić biuro w domu, nie inwestując w dodatkowe meble i pomieszczenie? Wykorzystaj zasoby, które masz. W roli biurka sprawdzi się duży jadalniany stół, stolik barowy, a nawet wyspa kuchenna. Za fotel może służyć dowolne, wygodne krzesło. Natomiast w roli szafek sprawdzą się wszelkie organizery porządkujące przestrzeń, np. segregatory lub pudełka plastikowe.

Lampka biurkowa też nie zawsze jest konieczna – z reguły nad stołem i wyspą kuchenną znajdują się lampy, które doskonale doświetlają tę przestrzeń. Jeśli biurko w Twoim przypadku jest niezbędne, nie musisz od razu kupować nowego mebla. Poszukaj interesującego Cię modelu na portalach ogłoszeniowych lub zapytaj wśród znajomych i rodziny.

Praca zdalna, a dostęp do internetu 

W pracy home office oprócz odpowiednio zaaranżowanej przestrzeni, dobrych chęci oraz samodyscypliny, bardzo ważne są kwestie techniczne. Ureguluj je już na samym początku, uwzględniając następujące elementy:

Laptop do pracy

Ze względów bezpieczeństwa i ochrony danych najlepiej pracować na sprzęcie biurowym, który

został odpowiednio skonfigurowany oraz przygotowany do pracy przez dział IT.  Jeśli nie masz jednak takich możliwości, zadbaj o to, by zainstalować w Twoim laptopie antywirus, przynajmniej w bezpłatnej wersji testowej. Lepsza taka ochrona niż żadna.

Smartfon

W obecnych czasach jest to też niezbędny element pracy home office, który pozwala np. na obsługę mediów społecznościowych firmy. Zadbaj o to, by Twój telefon miał blokadę ekranu i możliwość automatycznego backupu danych.

Sieć internetowa

Idealnym rozwiązaniem jest korzystanie z sieci VPN, która umożliwia dostęp do zasobów firmy z każdego miejsca na świecie. Jednak w obecnej sytuacji wiele organizacji, które z dnia na dzień musiały przenieść pracowników do trybu home office, nie ma przygotowanego takiego rozwiązania. W tym przypadku możesz skorzystać z łącza domowego radiowego lub stacjonarnego. Wybierając to rozwiązanie, zadbaj o bardziej skomplikowane hasło dostępowe, które będzie trudno złamać. Możesz też korzystać z hotspotu telefonu komórkowego, który w niektórych przypadkach jest niezbędny, np. gdy zabraknie prądu.

Ze względu bezpieczeństwa nigdy nie łącz się podczas pracy z otwartymi sieciami bezprzewodowymi.

Choć praca home office została Ci narzucona z dnia na dzień, spróbuj odnaleźć się w tym nowym systemie. Odpowiednie nastawienie, znalezienie skutecznych metod do jej usprawnienia oraz samodyscyplina, pozwolą Ci przetrwać ten trudny czas. A na koniec może okazać się, że stanie się ona Twoim sposobem na życie i większą elastyczność. Trzymamy kciuki!